Γραμματειακή Υποστήριξη εξ αποστάσεως με την Τηλεγραμματεία

---

 

• Αξιότιμε κ. Παπαδάκη μπορείτε να μας πείτε τι ακριβώς είναι η τηλεγραμματεία και σε ποιους απευθύνεται;

Η Τηλεγραμματεία είναι υπηρεσία γραμματειακής υποστήριξης εξ αποστάσεως που απευθύνεται σε ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις που εδρεύουν σε όλη την Ελλάδα και δεν έχουν γραμματεία ή έχουν ανάγκη να την ενισχύσουν. Αποτελεί ουσιαστικά ένα μοντέλο εξωεπιχειρησιακής ανάθεσης (outsourcing), όπου η επιχείρηση/ελεύθερος επαγγελματίας αναθέτει σε έναν τρίτο συνεργάτη την τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνία με τους πελάτες του και διάφορα άλλα πρακτικά ζητήματα. Ουσιαστικά, με την υπηρεσία τηλεγραμματείας αποκτά μια κανονική γραμματέα η οποία όμως βρίσκεται εκτός της έδρας της επιχείρησης, παρέχοντας τις υπηρεσίες της από απόσταση και την απαλλάσσει από την ενασχόληση και διεκπεραίωση εκτελεστικών εργασιών.

•  Οι υπηρεσίες τηλεγραμματείας παρέχονται μέσα σε ένα διευρυμένο ωράριο και συνοψίζονται στις παρακάτω:

• κάλυψη τηλεφωνικής επικοινωνίας – 24ώρη εξυπηρέτηση (εισερχομένων και εξερχομένων κλήσεων) με υποδοχή – φιλτράρισμα – διαχείριση – προώθηση κλήσεων, απαντήσεις ερωτημάτων, παροχή πληροφοριών – οδηγιών/λύσεων προβλημάτων, λήψη μηνυμάτων/αιτημάτων/παραγγελιών από εκπαιδευμένες και έμπειρες τηλεφωνήτριες. Παράλληλα, διαχειριζόμαστε διαδικτυακές εφαρμογές του συνδρομητή μας για διεκπεραίωση εργασιών και διαδικασιών του

• Προγραμματισμός και διαχείριση ραντεβού & συναντήσεων

• Υπενθύμιση οφειλών, Telemarketing

• Χρονοχρέωση κλήσεων των πελατών των συνδρομητών μας, για παροχή υπηρεσιών τους

• Δακτυλογράφηση, απομαγνητοφώνηση και μετάφραση κειμένων

• Δημιουργία παρουσιάσεων – επιστολών – αναφορών

• Ολοκληρωμένη διαχείριση αλληλογραφίας και ταχυδρομικών θυρίδων

• Υπηρεσίες προβολής: εταιρικά έντυπα, ιστοσελίδες, αγγελίες

• Μαζική αποστολή newsletters, faxes και SMS

​

• Πώς μπορεί να βοηθήσει η τηλεγραμματεία τον Έλληνα επιχειρηματία;

Λόγω κρίσης και παράλληλα υψηλού κόστους, έλλειψης χώρου ή μη αναγκαιότητας για πλήρη απασχόληση, οι επαγγελματίες δεν προχωρούν σε πρόσληψη γραμματέως, με αποτέλεσμα να μην έχουν κάλυψη της συγκεκριμένης και κρίσιμης ανάγκης τους. Επίσης, ζητούμενο σήμερα είναι η εξοικονόμηση πόρων αλλά και η αποδέσμευση εργατικού δυναμικού και προσωπικού χρόνου, για να διατεθούν στην περαιτέρω ανάπτυξη ή/και στη βιωσιμότητα της εταιρείας.

Εδώ ερχόμαστε να δώσουμε άμεση και οικονομική λύση με την παροχή Τηλεγραμματείας.

Δίνουμε τη δυνατότητα στον επιχειρηματία να κερδίσει τον χαμένο χρόνο από την ενασχόλησή του με τις εκτελεστικές εργασίες και τον απαλλάσσουμε από τα προβλήματα διαχείρισης και απουσίας προσωπικού.

Το σημαντικότερο: Προσφέρουμε αξιόπιστη και επαγγελματική γραμματεία προβάλλοντας την καλή εικόνα της επιχείρησης των πελατών μας, υποστηρίζοντας την καλή της λειτουργία σε καθημερινή βάση, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα και συνεισφέροντας στην επέκταση/ανάπτυξή της.

 

• Πρόκειται για μία νέα ανάγκη των επαγγελματιών;

Η ανάγκη δεν είναι νέα, αλλά η λύση της Τηλεγραμματείας είναι σχετικά καινούρια στην ελληνική αγορά.

 

• Ποια είναι τα βασικότερα πλεονεκτήματα της τηλεγραμματείας;

Σημαντική εξοικονόμηση πόρων από τη μείωση των λειτουργικών εξόδων και επενδύσεων σε εξοπλισμό.

Παράλληλα, αποδέσμευση εργατικού δυναμικού και προσωπικού χρόνου, με την απαλλαγή από τη διεκπεραίωση γραμματειακών – εκτελεστικών εργασιών.

Έτσι, ο κάθε συνδρομητής μας δύναται να διαθέσει τον ‘κερδισμένο’ χρόνο και πόρους στην περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησής του. 

Κάνει τη δουλειά του πιο γρήγορα, πιο εύκολα, πιο επαγγελματικά.

Οργανώνεται και επικοινωνεί αποδοτικότερα με τους πελάτες του και εντέλει, ενισχύει το κύρος και μεγιστοποιεί τη φήμη του.

Τον απαλλάσσει από τα προβλήματα διαχείρισης και απουσίας προσωπικού.

Τέλος, διευκολύνεται στην επαγγελματική του κινητικότητα.

 

• Ποιο είναι το κόστος συνήθως για υπηρεσίες Τηλεγραμματείας;

Στην αγορά οι τιμές ποικίλουν σε διάφορα επίπεδα. Οι τιμές εξαρτώνται φυσικά και από το επίπεδο εξυπηρέτησης κάθε εταιρείας. Για παράδειγμα η My Office προσφέρει πακέτα από 29€ το μήνα, με την πάγια χρέωση ανάλογα της τηλεφωνικής κίνησης κάθε συνδρομητή.

Η τηλεγραμματεία όμως επιφέρει αυξημένη παραγωγικότητα και έτσι αποσβένει το κόστος της σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα!

Επίσης, σκεφτείτε ότι ένα χαμένο τηλεφώνημα μπορεί να είναι ένας χαμένος πελάτης.

 

• Πώς δουλεύει η τηλεγραμματεία;

Παρέχουμε ένα αποκλειστικό τηλεφωνικό νούμερο στο συνδρομητή μας και αυτός εκτρέπει σ’ αυτό όλα τα τηλεφωνικά νούμερα που επιθυμεί. Ενεργοποιεί και απενεργοποιεί την εκτροπή κατ’ επιλογή.

Η κάθε κλήση του έρχεται στο τηλεφωνικό μας κέντρο στο οποίο αρχικά ακούει ο καλών το προσωπικό μήνυμα υποδοχής του συνδρομητή μας.

Με την απάντηση της γραμματέας, ταυτόχρονα εμφανίζονται στην οθόνη του υπολογιστή οι οδηγίες του για τον τρόπο διαχείρισης των κλήσεών του.

Συγκεκριμένα, φιλτράρουμε τις κλήσεις, κρατάμε τα μηνύματα των καλούντων, παρέχουμε στους καλούντες τις πληροφορίες και απαντήσεις που μας έχει υποδείξει ο συνδρομητής μας.

Ενίοτε, επαναπροωθούμε στο συνδρομητή μας τις κλήσεις (σε τακτική ή έκτατη περίπτωση) και τον ειδοποιούμε όταν κρίνουμε -σύμφωνα πάντα με τις δικές του οδηγίες- ότι πρόκειται για επείγον περιστατικό

Ρυθμίζουμε τα ραντεβού βάσει του προγράμματος και των υποδείξεών του.

Επιπλέον, μπορούμε να διεκπεραιώνουμε και εξερχόμενες κλήσεις του.

Γίνεται έτσι μια εξατομικευμένη εξυπηρέτηση/διαχείριση των κλήσεων, με προσαρμογή της υπηρεσίας στις ανάγκες του κάθε συνδρομητή.

Για την ενημέρωσή του, ο συνδρομητής μας έχει πρόσβαση σε online εφαρμογή για PCs, Tablets, Smartphones με επισκόπηση των εισερχομένων του κλήσεων, fax, voice mails, του πελατολογίου, των ραντεβού, καθώς και ιστορικό τους.

Αυτό του δίνει τη δυνατότητα από παντού να ενημερωθεί –on line και σε πραγματικό χρόνο- για τις εξελίξεις του γραφείου του και να ανταποκριθεί άμεσα βελτιώνοντας την παραγωγικότητά του.

Παράλληλα, του αποστέλλεται με email ή fax ένα ιστορικό (λίστα) με αναλυτική καταγραφή κλήσεων, fax, voice mails & ραντεβού. Προαιρετικά, μπορεί να έχει τακτική ενημέρωση ανά κλήση (ή μόνο για επείγοντα θέματα) με email ή SMS με τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας.

 

• Είσαστε ένα απλό τηλεφωνικό κέντρο;

Όχι, είμαστε πολύ περισσότερα, αν και μεγάλο μέρος των υπηρεσιών μας βασίζεται στην τηλεφωνική επικοινωνία. Ουσιαστικά, είμαστε ένα Contact Center, το οποίο σημαίνει ότι διαχειριζόμαστε τις επαφές των πελατών μας μέσα από μια ποικιλία μέσων, όπως το τηλέφωνο, fax, email, έντυπη αλληλογραφία, αλλά και τη διαδραστική online εφαρμογή.

 

• Με την τηλεγραμματεία καταργούμε την έννοια της παραδοσιακής γραμματέως;

Η τηλεγραμματεία δεν ανταγωνίζεται την παραδοσιακή γραμματεία, αλλά τη συμπληρώνει, προσφέροντας επιπλέον δυνατότητες, δημιουργώντας νέες θέσεις εργασίας και συμβάλλοντας στην παραγωγικότητα των πελατών της.

Λόγω των ιδιαίτερων απαιτήσεων ενός επαγγελματία που δεν περιορίζονται στο 8ωρο 9-5, η παραδοσιακή γραμματεία αδυνατεί να τις καλύψει πλήρως. Η υπηρεσία της Τηλεγραμματείας  επεκτείνει και συμπληρώνει τη γραμματειακή υποστήριξη όπως αυτή λειτουργούσε μέχρι σήμερα, όμως υπάρχουν περιπτώσεις όπου μπορεί και να την αντικαταστήσει.

 

• Πώς υπερβαίνετε την έλλειψη προσωπικής σχέσης και επαφής με τους πελάτες των επιχειρήσεων που εκπροσωπείτε;

Έχουμε βρει αποτελεσματικούς τρόπους ώστε να δημιουργήσουμε «γέφυρες» για την επίτευξη προσωπικής επαφής και να δώσουμε προστιθέμενη αξία στην επικοινωνία μας, αλλά και για να διαφοροποιηθούμε από τα Call Centers.

Η εξατομικευμένη (ή η ονομαστική) υποδοχή των κλήσεων από τις γραμματείς μας, αλλά και η εκπαίδευση και η εμπειρία τους, δημιουργούν τις προϋποθέσεις για επαφές με προσωπική χροιά με τους πελάτες των επιχειρήσεων που εκπροσωπούμε. Με την υπόδειξη των πελατών μας και τη δική μας συμβολή, σχεδιάζουμε ειδικά σενάρια επικοινωνίας για κάθε πελάτη μας, για τη διασφάλιση της ποιότητας του έργου και για την επίτευξη προσωπικής επαφής με τους πελάτες τους. Έτσι, παρέχουμε εξατομικευμένη διαχείριση κλήσεων ανά πελάτη μας. Από την άλλη, η ευγένεια, η προθυμία η αποτελεσματικότητα των εκπροσώπων / γραμματέων αλλά και το χαμόγελό μας, συμβάλλουν στην υψηλή ποιότητα υπηρεσιών και εξυπηρέτησης.

 

• Με δεδομένο ότι η Τηλεγραμματεία είναι μια νέα υπηρεσία, πολλοί επαγγελματίες είναι επιφυλακτικοί για την χρήση της. Πώς θα μπορούσατε να τους πείσετε για την χρησιμότητα της υπηρεσίας αυτής;

Παρακινούμε τους ενδιαφερόμενους με μια εντελώς δωρεάν και χωρίς καμία υποχρέωση δοκιμή των υψηλού επιπέδου γραμματειακών υπηρεσιών της Μy Office. Μπορούν να έχουν εντελώς δωρεάν για 1 μήνα τις τηλεγραμματειακές υπηρεσίες της, για να διαπιστώσουν τη χρησιμότητα / ωφελιμότητά τους.

Σκοπός της προσφοράς είναι να γνωρίσουν εκ των έσω και χωρίς καμία επιβάρυνση το εύρος και τις παροχές των υπηρεσιών μας και, εφόσον μείνουν ικανοποιημένοι, να συνεχίσουμε τη συνεργασία μας.

---

Ο κύριος Λεωνίδας Παπαδάκης είναι Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας παροχής Γραμματειακών Υπηρεσιών εξ αποστάσεως μέσω Τηλεφωνίας & Internet / Τηλεγραμματεία , My Office.