Ηλεκτρονική επισημείωση της σφραγίδας της Σύμβασης της Χάγης ( e-apostille)

Γράφει ο Στάθης Δημ. Σταματελόπουλος, Νομικός Σύμβουλος Υ.Γ.Ε.ΜΗ. του Ε.Ε.Α.

---

Άλλη μία ηλεκτρονική υπηρεσία εξυπηρέτησης των πολιτών προστέθηκε στις παρεχόμενες από την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης  (GOV.GR) ,υπηρεσίες, που αφορά στην ηλεκτρονική επισημείωση της σφραγίδας της Σύμβασης της Χάγης (apostille), επί των εγγράφων που εκδίδονται από τις διάφορες υπηρεσίες του Δημοσίου,

 

Όπως είναι γνωστό, προκειμένου να γίνει χρήση δημοσίων εγγράφων, που εκδίδονται από τις χώρες, που έχουν συμβληθεί στην Σύμβαση της Χάγης, μεταξύ των οποίων και η Ελλάδα, σε υπηρεσίες άλλων κρατών μελών της Σύμβασης, απαιτείται, κατά τα οριζόμενα στην παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, που κυρώθηκε στην χώρα μας, με τον Ν.1497/1984, να τεθεί επί του σχετικού εγγράφου μία ειδική επισημείωση (apostille), με την οποία πιστοποιείται ότι, το έγγραφο έχει εκδοθεί και υπογράφεται από τον αναγραφόμενο σε αυτόν δημόσιο υπάλληλο, ή λειτουργό, ώστε να δύναται στην συνέχεια το έγγραφο να χρησιμοποιηθεί, ως γνήσιο και επίσημο έγγραφο από τις αρμόδιες αρχές του άλλου κράτους μέλους.

 

Μέχρι και την έκδοση της σχετικής υπουργικής απόφασης, στην Ελλάδα η θέση της επισημείωσης της σφραγίδας της Χάγης στα εκδιδόμενα από τις Ελληνικές Αρχές δημόσια έγγραφα γίνονταν από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της χώρας, με την αυτοπρόσωπη παρουσία του ενδιαφερομένου πολίτη, με αποτέλεσμα την απώλεια χρόνου και την πολλές φορές ταλαιπωρία του.

 

Ήδη όμως, μετά την έκδοση της υπ. αριθμ. 2450/20.5.2023 (ΦΕΚ Β 3511/25-5-2023) υπουργικής απόφασης του Υπουργού Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, προβλέφθηκε για πρώτη φορά ο καθορισμός της διαδικασίας για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων (e-Apostille), σύμφωνα με τη Σύμβασης της Χάγης, σε τρόπο ώστε, να διευκολύνονται οι ενδιαφερόμενοι πολίτες, οι οποίοι και θα εξοικονομούν πλέον πολύτιμο χρόνο.

 

Η έκδοση της σχετικής απόφασης εκπορεύτηκε από την ανάγκη απλούστευσης και ψηφιοποίησης των διαδικασιών, που αφορούν την επισημείωση της Χάγης (e-Apostille), με σκοπό τη μείωση της γραφειοκρατίας και την περαιτέρω προώθηση της ελεύθερης κυκλοφορίας των πολιτών μεταξύ των συμβαλλόμενων κρατών.

Ειδικότερα και σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από την ως άνω σχετική υπουργική απόφαση ορίζονται τα εξής :

Άρθρο 1

Δημιουργία ειδικής εφαρμογής για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης

1. Με την παρούσα δημιουργείται ειδική εφαρμογή διαθέσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον Ν. 1497/1984. Η είσοδος στην εφαρμογή πραγματοποιείται κατόπιν αυθεντικοποίησής του με τη χρήση των κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (taxisnet), σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν. 4727/2020 (ΦΕΚ Α’ 184).

Άρθρο 2

Πεδίο εφαρμογής

1. Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ -Gov.gr, σύμφωνα με το άρθρο27  του Ν.4727/2020 (ΦΕΚΑ’ 184).
2. Τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr) και εντάσσονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας είναι όσα εκδίδονται με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

   α) απευθείας από εφαρμογές της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης, ύστερα από διασύνδεση με μητρώα της δημόσιας διοίκησης και άντληση της σχετικής πληροφορίας,

   β) σε δεύτερο χρόνο με τη χρήση θυρίδας φορέα του άρθρου 26 του Ν.4727/2020, ή μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών ^PIs).

Άρθρο 3

Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων με χρήση της θυρίδας φορέα

1. Ο υπάλληλος – χειριστής της θυρίδας κάθε φορέα του δημοσίου μεταφορτώνει στη θυρίδα το δημόσιο έγγραφο που έχει συνταχθεί κατά τους νόμιμους τύπους και φέρει τα στοιχεία του τελικώς υπογράφοντα. Το έγγραφο αυτό πρέπει να είναι στον μορφότυπο Portable Document Format (PDF). Κατόπιν, μέσω ειδικής λειτουργίας της θυρίδας αποτυπώνονται στο έγγραφο τα εξής:

α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα,

γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).

2. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη και στη θυρίδα του φορέα.

Άρθρο 4

Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών APIs)

1. Ο αρμόδιος υπάλληλος κάθε φορέα του δημόσιου τομέα συντάσσει κατά τους νόμιμους τύπους το δημόσιο έγγραφο, το οποίο και υπογράφεται αρμοδίως. Κατόπιν, το πληροφοριακό σύστημα της υπηρεσίας του συνδέεται μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών APIs) με την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr) και αποτυπώνονται στο δημόσιο έγγραφο τα εξής:

α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα,

γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).

2. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη.

Άρθρο 5 .

Πρόσβαση των χρηστών στην εφαρμογή επισημείωσης

1. Για την ηλεκτρονική επισημείωση απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη της εφαρμογής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 24 του Ν.4727/2020 (ΦΕΚ Α’ 184).
2. Η επισημείωση γίνεται μόνο ύστερα από α) καταχώριση στην εφαρμογή κωδικού μιας χρήσης («one-time password»), που ο αιτών λαμβάνει στον πιστοποιημένο αριθμό σύνδεσης κινητής τηλεφωνίας που κατέχει ή β) επιβεβαίωση έκδοσης του εγγράφου μέσω της εφαρμογής «Gov.gr Wallet» του άρθρου 80 του Ν. 4954/2022 (ΦΕΚ Α’ 136).

Άρθρο 6

Διαδικασία επισημείωσης εγγράφων

1. Ο χρήστης που επιθυμεί να λάβει ηλεκτρονική επισημείωση, μετά την αυθεντικοποίηση του άρθρου 5, επιβεβαιώνει τα προσωπικά του στοιχεία τα οποία ανακτώνται από την εφαρμογή μέσω διαλειτουργικότητας και καταχωρίζει στην εφαρμογή τον μοναδικό αριθμό επαλήθευσης του προς επισημείωση εγγράφου.
2. Το έγγραφο επισημειώνεται, μέσω της ειδικής εφαρμογής, με την προσθήκη αρχικής σελίδας με τις πληροφορίες που προβλέπονται στη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον Ν. 1497/1984.

   3. Στο νέο έγγραφο που δημιουργείται σύμφωνα με την παρ. 2 αποτυπώνονται τα εξής:

α) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code),

β) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

γ) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.

4. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 3, το επισημειωμένο με τη σφραγίδα της Χάγης δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του χρήστη.

   5. Η ημερομηνία της επισημείωσης είναι η ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου της παρ. 3, όπως αποτυπώνεται στο οικείο πεδίο της επισημείωσης.

   Άρθρο 7
   

Επαλήθευση επισημειώσεων

1. Η επαλήθευση των επισημειώσεων από τον λήπτη των εγγράφων πραγματοποιείται μέσω της υπηρεσίας ελέγχου εγκυρότητας εγγράφων που παρέχεται από την ΕΨΠ με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης ή σαρώνοντας τον κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
2. Οι επισημειώσεις και τα έγγραφα, που δημιουργού-νται βάσει της εφαρμογής του άρθρου 1, τηρούνται σε ηλεκτρονικό μητρώο στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr).
   
   Άρθρο 8 .

Ειδικές ρυθμίσεις

Η ηλεκτρονική εφαρμογή της παρούσας διαλειτουργεί με τα αναγκαία πληροφοριακά συστήματα του δημόσιου τομέα μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ., την Πολιτική Ορθής Χρήσης των διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Άρθρο 9

Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα – Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα

1. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας των εφαρμογών της παρούσας.

   2. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και, κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.

Άρθρο 10

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η παραπάνω απόφαση αποτελεί άλλο ένα βήμα για την επιζητούμενη πλήρη ψηφιοποίηση των υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης, προς τον σκοπό της πάταξης της γραφειοκρατίας και την απλούστευση των διαδικασιών για την εξυπηρέτηση του πολίτη.

Επισημαίνεται δε ότι, και το Επαγγελματικό Επιμελητήριο τα τελευταία χρόνια κινείται, ως πρωτοπόρος, προς την ίδια κατεύθυνση, έχοντας προβεί στην σχεδόν πλήρη ψηφιοποίηση όλων των παρεχομένων προς τα μέλη του υπηρεσιών, με αποτέλεσμα την απάλειψη φαινομένων συρροής και συνακόλουθης ταλαιπωρίας των μελών του, στα γραφεία των υπηρεσιών του ΕΕΑ.