tuv-iso-logo

Ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου και ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικού συμφωνητικού

Γράφει ο Στάθης Δημ. Σταματελόπουλος, Νομικός Συνεργάτης Ε.Ε.Α.


Δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ Β 5354/18-11-2021, η υπ. αριθμ. 40912 ΕΞ 2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας, με την οποία για πρώτη φορά καθιερώνεται η λειτουργία των εφαρμογών, για την ψηφιακή βεβαίωση εγγράφων και για την ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικών συμφωνητικών.

Πρόκειται για μία σημαντική πρωτοβουλία, καθώς μέχρι σήμερα προκειμένου τα ιδιωτικά έγγραφα να αποκτήσουν βεβαία χρονολογία, ως προς τους τρίτους, – γεγονός ιδιαίτερα σημαντικό για την αποδεικτική ισχύ του ιδιωτικού εγγράφου, καθώς κατά αμάχητο τεκμήριο θεωρείται ότι, το έγγραφο συντάχθηκε τουλάχιστον πριν κατά τον χρόνο που βεβαιώνεται –, έπρεπε σύμφωνα με την διάταξη του άρθρου 446 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, να τα έχει θεωρήσει συμβολαιογράφος, ή άλλος δημόσιος υπάλληλος, αρμόδιος κατά το νόμο, ή να έχει πεθάνει ένας από εκείνους που το υπέγραψαν, ή το ουσιώδες περιεχόμενο τους να αναφέρεται σε άλλο δημόσιο έγγραφο, ή να έχει επισυμβεί άλλο γεγονός, που να κάνει με ανάλογο τρόπο βεβαία την σχετική χρονολογία του ιδιωτικού εγγράφου, για τον λόγο δε αυτό έπρεπε να τεθεί επί του εγγράφου η λέξη ¨θεωρήθηκε¨, και να σημειώνεται και η σχετική χρονολογία θεώρησης του. Κατά συνέπεια, προκειμένου τα ιδιωτικά έγγραφα να αποκτήσουν βεβαία χρονολογία έπρεπε οι ενδιαφερόμενοι να σπεύσουν για την θεώρηση τους σε συμβολαιογράφο, ή σε άλλη δημόσια αρχή, που ουσιαστικά θα θεωρούσε το γνήσιο της υπογραφής τους, γεγονός εξαιρετικά χρονοβόρο και κοστοβόρο.

Πλέον με την νέα εφαρμογή δίνεται η δυνατότητα για την ψηφιακή θεώρηση του ιδιωτικού εγγράφου και των ιδιωτικών συμφωνητικών, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου και δαπάνης.

Ειδικότερα και σύμφωνα με τα όσα προβλέπει η σχετική υπουργική απόφαση αντικείμενο της σχετικής ρύθμισης αποτελεί ο καθορισμός της δυνατότητας έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», οι οποίες είναι προσβάσιμες, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr-ΕΨΠ).

Προβλέπεται ότι, στο πεδίο εφαρμογής της σχετικής απόφασης εντάσσονται τα έγγραφα, που εκδίδουν τα φυσικά, ή τα νομικά πρόσωπα, ή οι νομικές οντότητες και απευθύνονται προς τους φορείς του δημόσιου τομέα της παρ. 57 του άρθρου 2 του ν. 4727/ 2020 (ΦΕΚ Α’ 184, για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση), αλλά και προς τους φορείς του ιδιωτικού τομέα.

Σύμφωνα με το άρθρο 2 της ως άνω υπουργικής απόφασης χρήστες των σχετικών εφαρμογών μπορούν να είναι τα φυσικά πρόσωπα, που ενεργούν, είτε για τον εαυτό τους ατομικά, είτε ως νόμιμοι εκπρόσωποι νομικού προσώπου, ή νομικής οντότητας, ή ως δικαστικοί συμπαραστάτες, ή ως επίτροποι ανηλίκου, ενώ η πρόσβαση τους ως χρήστες θα γίνεται κατόπιν αυθεντικοποίησης τους, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020 (ΦΕΚ Α’ 184).

Αναφορικά με την διαδικασία για την ψηφιακή έκδοση του εγγράφου το άρθρο 3 της απόφασης προβλέπει ότι, το φυσικό πρόσωπο θα εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και θα μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή pdf. Στη συνέχεια, το έγγραφο θα αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του Ν. 4727/2020 και συγκεκριμένα, στο κάτω μέρος της κάθε σελίδας του εγγράφου θα αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και στο τέλος του εγγράφου θα αποτυπώνεται η προηγμένη, ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του εκδότη θα τίθεται από την εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από το φυσικό πρόσωπο, που χρησιμοποίησε την εφαρμογή, κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς του (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση θα περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και το ΑΦΜ του εκδότη.

Ως προς την διαδικασία για την ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικών συμφωνητικών (π.χ. συμβάσεων μίσθωσης) το άρθρο 4 της απόφασης προβλέπει ότι, αν το έγγραφο εκδίδεται από περισσότερα φυσικά πρόσωπα, ο πρώτος κατά χρονική σειρά εκδότης θα πρέπει να εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», να μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή pdf και να εισάγει σε ειδικό πεδίο της εφαρμογής το ΑΦΜ, το όνομα και το επώνυμο των άλλων εκδοτών, ώστε οι τελευταίοι να εισέλθουν στην εφαρμογή για την έκδοση του ιδιωτικού εγγράφου. Οι λοιποί εκδότες στη συνέχεια θα εισέρχονται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», θα επιλέγουν το υπό έκδοση ιδιωτικό έγγραφο και θα επιβεβαιώνουν, μέσω ειδικής επιλογής, την έκδοσή του και από τους ίδιους.

Κατόπιν αυτών στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του κάθε εκδότη θα τίθεται από την εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από τα φυσικά πρόσωπα, που χρησιμοποίησαν την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς τους (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση θα περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και το ΑΦΜ του κάθε εκδότη.

Μετά την ολοκλήρωση της σχετικής διαδικασίας, το έγγραφο θα αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του Ν. 4727/2020 και ειδικότερα, στο κάτω μέρος της κάθε σελίδας του εγγράφου θα αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR. Στο τέλος του εγγράφου και μετά την αυθεντικοποίηση και την έκδοση του εγγράφου από τον τελευταίο κατά χρονική σειρά εκδότη θα αποτυπώνεται η προηγμένη, ή η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Αναφορικά με την ισχύ την οποία θα αποκτούν τα ιδιωτικά έγγραφα, μετά την διαδικασία της ψηφιακής τους βεβαίωσης, το άρθρο 5 της σχετικής απόφασης ορίζει ότι, τα ιδιωτικά έγγραφα, που θα εκδίδονται μέσω των εφαρμογών της παρούσας θα διακινούνται ως ηλεκτρονικά έγγραφα, με την χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ή και ως έντυπα έγγραφα, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του Ν. 4727/2020. Για τη διακίνηση τους θα είναι δυνατή και η χρήση των θυρίδων της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ), εφόσον αυτές είναι διαθέσιμες.

Τα σχετικά δε έγγραφα θα έχουν την ίδια ισχύ με έγγραφα που φέρουν βεβαίωση γνήσιου υπογραφής του άρθρου 11 του Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ Α’ 45), θα επέχουν θέση έγγραφου τύπου, κατά το άρθρο 160 του Αστικού Κώδικα και θα γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς της παρ. 2 του άρθρου 1 (φορείς-λήπτες), ως τέτοια. Οι φορείς-λήπτες θα μπορούν να επαληθεύσουν το περιεχόμενο των εγγράφων που λαμβάνουν, μέσω της σχετικής εφαρμογής, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 27 του Ν 4727/2020. Ειδικότερα δε, όταν τα ανωτέρω έγγραφα διακινούνται, ως έντυπα έγγραφα, η επαλήθευση του περιεχομένου τους, θα είναι υποχρεωτική για τον φορέα-λήπτη τους.

Τέλος, προβλέπεται ότι, με τη θέση της προηγμένης, ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία εμπεριέχεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, τα ανωτέρω έγγραφα θα αποκτούν βέβαιη χρονολογία. Η ημερομηνία έκδοσης των εγγράφων θα αποτυπώνεται στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, την οποία θα φέρουν μετά την ψηφιακή τους θεώρηση.